Para o doutor Gilmar Stelo, advogado e fundador do Stelo Advogados, a assinatura eletrônica deixou de ser uma alternativa de conveniência e passou a ser, para boa parte dos contratos empresariais, a forma mais prática de garantir validade jurídica sem atrasar uma negociação por causa de logística de assinatura física.
Ainda assim, muitas empresas hesitam em usar esse recurso para contratos de maior valor, seja por desconhecer as regras que garantem sua validade, seja por temer que um documento assinado eletronicamente seja mais fácil de contestar do que um contrato assinado à mão, com firma reconhecida em cartório.
Entender o que realmente garante a validade jurídica de uma assinatura eletrônica, e em que situações ela exige cuidados adicionais, ajuda a empresa a usar essa ferramenta com segurança, sem abrir mão da agilidade que ela oferece nas negociações do dia a dia.
O que torna uma assinatura eletrônica juridicamente válida?
A legislação brasileira reconhece a validade de documentos assinados eletronicamente desde que seja possível comprovar a autoria e a integridade do texto assinado, ou seja, que aquela pessoa específica manifestou sua vontade sobre aquele conteúdo específico, sem alterações posteriores ao momento da assinatura.
Existem diferentes níveis de assinatura eletrônica, que vão desde um simples clique de aceite até certificados digitais emitidos por autoridades certificadoras reconhecidas, cada um oferecendo um grau diferente de segurança jurídica conforme a sensibilidade e o valor do contrato em questão.
Diante disso, Gilmar Stelo destaca que a escolha do nível de assinatura deve considerar o risco do contrato: um pedido de compra de baixo valor pode dispensar certificação mais robusta, mas um contrato societário ou uma garantia relevante exige um nível de segurança mais alto.
Quando a assinatura eletrônica exige cuidados adicionais
Contratos que envolvem imóveis, garantias reais ou determinadas obrigações específicas previstas em lei ainda podem exigir formalidades adicionais, como reconhecimento de firma ou registro em cartório, mesmo quando assinados eletronicamente, o que torna essencial verificar a exigência específica antes de dispensar qualquer formalidade tradicional.
Segundo Gilmar Stelo, o erro mais comum é assumir que toda assinatura eletrônica vale o mesmo, independentemente da plataforma usada. Ferramentas sem trilha de auditoria confiável, sem registro de data, hora e identificação do signatário, enfraquecem bastante a prova em caso de disputa futura.
Guardar o certificado de conclusão gerado pela plataforma de assinatura, com o histórico completo de quem assinou, quando e a partir de qual dispositivo, é o que efetivamente sustenta a validade do documento caso ele precise ser apresentado perante a Justiça mais adiante.
Os riscos de dispensar cuidados básicos nesse processo
Empresas que adotam plataformas de assinatura eletrônica sem verificar sua confiabilidade técnica correm o risco de assinar contratos que, na prática, têm pouca força probatória, ainda que pareçam formalmente corretos no momento da assinatura entre as partes envolvidas.
Outro risco comum é permitir que qualquer pessoa da empresa envie contratos para assinatura sem qualquer padrão definido, o que gera inconsistência entre documentos e dificulta uma auditoria interna caso seja necessário revisar contratos assinados ao longo de um período específico.
A solução para esses riscos não é abandonar a assinatura eletrônica, mas padronizar seu uso dentro da empresa, definindo qual plataforma usar, para quais tipos de contrato e quem tem autonomia para enviar documentos para assinatura em nome do negócio.
Como estruturar o uso de assinatura eletrônica na empresa
O primeiro passo é mapear os tipos de contrato mais comuns na empresa e definir, para cada categoria, o nível de segurança de assinatura exigido, reservando certificação mais robusta para os documentos de maior valor ou risco jurídico envolvido.
Em seguida, vale escolher uma plataforma que ofereça trilha de auditoria completa e armazenamento seguro dos documentos assinados, evitando depender de ferramentas informais que não geram registro suficiente para sustentar o contrato em uma eventual disputa judicial.
Na avaliação de Gilmar Stelo, portanto, empresas que padronizam esse processo ganham agilidade real nas negociações sem abrir mão da segurança jurídica, o que costuma fazer diferença justamente nos contratos que mais importam para o negócio ao longo do tempo.